Fasilitointi luo struktuuria ja tukee tavoitteellisuutta työpajassa

Olimme työparini kanssa onnekkaita, kun saimme tilaisuuden päästä fasilitoimaan KAP Vantaa -hankkeen kahta työpajaa syksyllä. Ensimmäinen työpaja toteutettiin lokakuussa luokkatilassa. Jatkotyöpajan toteutimme virtuaalisesti marraskuussa ja siinä pääsimme harjoittamaan niin fasilitointia, yhteiskehittämistä kuin etätoteuttamista. KAP Vantaa -hanke sopi kokonaisuudessaan erinomaisesti palvelumuotoiluopintojemme toimeksiannoksi muun muassa siitä syystä, että hankkeen toiminnassa hyödynnetään yhteiskehittämistä. Urani aikana olen järjestänyt lukemattomia palavereita, kokouksia ja työpajoja. Työpajojen fasilitoinnit olivat kuitenkin ensimmäiset laatuaan. Niiden suunnittelussa ja toteutuksessa hyödynsimme fasilitoinnin menetelmiä ja yhteiskehittämisen viitekehystä suunnitellusti ja tavoitteellisesti. Fasilitoitavat työpajat olivat antoisia ja suurenmoinen oppimismatka, joka toi mukanaan lukuisia oivalluksia ja ahaa-elämyksiä. Näiden kokemusten avulla pääsin kehittymään fasilitoijana.       

Mitä sitten on fasilitointi?

Fasilitoinnin määritelmä on moninainen. Se on muiden muassa luovan innovoinnin ohjaamista, asiantuntemuksen yhteen nivomista ja hierarkian poistamista. Fasilitointi on ryhmätyömuoto, jossa hyödynnetään erilaisia ennakkoon suunniteltuja menetelmiä ja työkaluja, joiden avulla tilaisuuden tavoite saavutetaan. Fasilitaattorin rooli on suunnitella tilaisuudessa hyödynnettäviä menetelmiä, ohjata ryhmätyöskentelyä, auttaa ja sparrata ryhmää niin, että kaikkien osallistujien tietotaito tulee parhaalla mahdollisella tavalla hyödynnettyä. Osallistujat puolestaan omaavat käsiteltävän asian tietotaidon ja asiantuntijuuden sekä vastaavat asiasisällön tuottamisesta ja tekevät päätökset.     

Perusteellinen suunnittelu on kaiken A ja O

Ensimmäisen työpajan suunnittelun aloitimme syyskuun loppupuolella. Lokakuun alussa pääsimme tapaamaan Raisa Saraniemen, joka toimii KAP Vantaa -hankkeen hankepäällikkönä. Olimme valmistautuneet huolella tapaamiseen ja tavoitteena oli saada mahdollisimman kattavasti taustatietoa hankkeesta, työpajan aiheesta ja tavoitteista sekä siihen osallistuvasta ryhmästä. Työpajan onnistumisen ja sen tavoitteiden saavuttamisen kannalta taustatiedon kerääminen oli suunnittelutyössämme erittäin tärkeätä. Tapaamisen jälkeen jatkoimme työparini kanssa päivän hahmottamista kokonaisuudessaan. Koska sosiaali- ja terveysala on alana minulle vieraampi, kaipasin vielä lisätietoa tietyistä osa-alueista. Tarkentavat kysymykset lähetimme vielä sähköpostilla hankepäällikölle. Näin saimme kerättyä perustiedot ja pääsimme aloittamaan suunnittelun. Oma työskentely pohjautuu aina eettisyyteen, ennakkoluulottomuuteen ja empaattisuuteen. Nämä kolme E-sanaa olivat myös perustana työpajojen suunnittelussa ja toteutuksessa.         

Työpajan suunnitelman vaiheet ja tavoitteiden kirkastus ovat olennainen osa onnistumista

Työstimme päivän agendaa ensin yleisellä tasolla ja sitten siirryimme työpajasuunnittelun tarkemmalle tasolle. Perusedellytys työpajan suunnittelutyössä on, että tavoite on kirkkaana mielessä. Vain sen avulla työpajalla on mahdollisuus onnistua ja se on osallistujilleen hyödyllinen sekä kaikille osapuolille erinomainen oppimiskokemus. Työpajan runkona hyödynsimme Fasilitointi asiantuntijan työkaluna -luennolta tutuksi tullutta ongelmanratkaisun prosessia. Prosessissa työpaja rakentuu seuraavien vaiheiden ympärille: aloitus, lämmittely, päällimmäinen tieto, syvällinen tieto, kiteytys ja lopetus. Pidimme tarkasti mielessä minkälainen ja kokoinen ryhmä on koolla, jotta osaisimme valita oikeat fasilitointimentelmät ryhmälle sopivaksi myös niin, että samanaikaisesti menetelmät tukisivat parhaalla mahdollisella tavalla työpajassa tavoiteltavaa lopputulosta. Suunnittelussa kohtasimme myös solmukohdan, jossa tuntui, etteivät omat ideat riitä edistämään työtä haluamallamme tavalla. Tuossa vaiheessa ohjaajamme sparraus oli todella merkityksellinen myös oppimismielessä.

Fasilitointimenetelmät tulee räätälöidä ryhmälle ja työpajan tavoitteeseen sopiviksi

Työstimme työpajan vaihe- ja minuuttiaikataulun taulukkomuotoon, johon kirjasimme tarkkaan miten ja millä menetelmillä kunkin osion toteutamme. Huomioimme huolella jokaisen prosessin vaiheen tavoitetta, kun valitsimme siihen sopivan menetelmän. Tämänkaltainen yksityiskohtainen suunnitelma helpottaa fasilitoijan työtä ja vapauttaa energiaa läsnäoloon itse työpajassa. Valitsimme erilaisen menetelmän jokaisen vaiheen tiedonkeruuseen.

On tärkeää luoda luottamuksellinen ilmapiiri ryhmässä ja meihin fasilitoijiin jo ennen itse työpajaa. Sen voi toteuttaa monella tavalla ja työkalua hyödyntäen. Me päädyimme lähettämään ryhmälle ennakkoon viestin, jossa esittelimme itsemme. Aikataulutimme työpajan agendalle myös aikaa yhteiselle aamupalalle, jossa oli aikaa tutustua toisiimme ennen päivän virallista ohjelmaa. Työpajan aloituksessa tarkoituksena oli selkeästi kertoa tavoitteista ja agendasta sekä lyhyesti kertoa siitä, mitä fasilitointi tarkoittaa ja miten sitä toteutamme työpajassa. Lämmittelyvaiheen tavoitteena oli tulla tutuiksi toisillemme, vaikkakin ryhmä oli jo entuudestaan keskenään tuttu. Suunnittelimme tähän vaiheeseen jokaiselle osallistujalle esittäytymisvuoron, jossa pääsi kertomaan odotuksistaan päivälle ja omasta supervoimastaan. Päällimmäisen tiedon vaiheessa divergoitiin eli kerättiin tietoa hyödyntämällä me-we-us-mentelmää, jossa ensin työskenneltiin itsenäisesti ja sitten siirryttiin ennalta sovittuihin ryhmiin jatkotyöstöä varten. Lopulta esiteltiin tuotokset kaikille osallistujille. Lounaan jälkeen alkoi tiedon syventämisvaihe. Osallistujat työstivät ryhmissä tarkennettuja kysymyksiä aiemmin aamupäivällä luodun tiedon avulla. Vaiheen päätteeksi ryhmä suoritti lopullisten kysymyksien kriittisen valinnan tietoa konvergoimalla eli niin sanotusti sulkemalla aiheen. Työpaja päätettiin kiteytysvaiheella, jossa työparin kanssa läpikäytiin eri vaiheissa syntynyttä tietoa ja vedettiin yhteen tuotoksia. Tärkeä osio on myös työpajan lopetusvaihe. Siinä kävimme lävitse tiekartan avulla, mitä seuraavaksi tapahtuu ja kuka vastaa mistäkin, sekä keräsimme palautetta päivästä. Palautteenannossa hyödynsimme menetelmää, jossa jokainen osallistuja sai puheenvuoron ja pääsi antamaan palautetta työpajasta sekä kertomaan siitä, kuinka omat odotukset päivästä toteutuivat.          

Hyvä työskentelyilmapiiri ja ryhmädynamiikka luovat suotuisat puitteet työpajalle

Suunnitelman tärkeyttä olenkin jo aiemmin korostanut. Sitä, esitysmateriaalia ja tehtävien työstöpohjia sekä työpajan tilassa tehtäviä ennakkovalmisteluita ei voi kyllin painottaa. Ne luovat puitteet ja edellytykset saavuttaa onnistunut työpaja. Fasilitoija voi keskittyä täysin työpajassa vallitsevaan ryhmädynamiikkaan ja ryhmän työskentelyyn, kun tietää, että hänellä on tarkka suunnitelma, johon tukeutua. Suunnitelma tosiaankin vapauttaa energiaa ja keskittymistä itse tilanteeseen sekä mahdollistaa läsnäolevan ryhmän ohjaamisen kohti päivän tavoitetta. Fasilitoitavassa ryhmässämme vallitsi luottamuksen ilmapiiri, ja kaikki olivat erittäin motivoituneita työskentelemään yhteisen tavoitteen eteen. Se näkyi harmonisena ja tuotteliaana työskentelynä. Tämä oli fasilitoijan näkökulmasta ideaalitilanne. Se helpotti työpajan fasilitoimista ja ohjaamista kaikin tavoin. Pystyimme toteuttamaan työpajasuunnitelmamme ilman mitään muutoksia paikan päällä. Toimeksiantajan kanssa olimme jo suunnitteluvaiheessa sopineet työnjaosta ja aikataulusta työpajan tuotoksien osalta. Jälkikäteen tätä pohtiessa se tuntui erityisen tärkeältä. Kaikki osapuolet oli tietoisia sovituista asioista, eikä yllätyksiä päässyt syntymään.

Onnistunut lopputulos on monen tekijän summa

Kaikki lähtee siitä, kuinka hyvin fasilitoija on tehnyt tausta- ja ennakkotyön sekä suunnitelman työpajaa varten. Eli fasilitoijalla tulee olla kirkkaana selvillä työpajan tavoite ja tarpeksi tietoa toimeksiantajan projektista sekä ryhmän kokoonpanosta. Ellei fasilitoija toimi ainoana fasilitoijana, silloin myös työparityöskentelyn täytyy sujua saumattomasti ja yhteistyön täytyy perustua luottamukseen. Tämä toteutui meidän kohdalla. Se näkyi myös työpajan osallistujille saakka, koska saimme siitä heiltä kiitosta. Kun työpari täydentää toisiaan, ja molemmat ovat panostaneet ja paneutuneet suunnitelman työstöön, lopputulos puhuu puolestaan. Työpajan lopussa suullisesti kerätty palaute osallistujilta ja myös seinälle kiinnitetylle fläpille kertoivat siitä, että työpaja oli myös osallistujien mielestä onnistunut. Ryhmä antoi muun muassa seuraavanlaista palautetta: “Hyvä ilmapiiri” – ”Tuli paljon hyvää asiaa” – ”Saatiin kaikkea merkityksellistä paperille” – ”Ihanaa tehdä tiimityöskentelyä” – ”Antoisa päivä”. Ensikertalaiselle fasilitoijalle palaute ylitse muiden oli seuraava: ”Ihanat kouluttajat”. Se lämmitti mieltä ja sydäntä. Taisimme onnistua. Haluan vielä toistamiseen antaa kiitokset Raisalle mahdollisuudesta työpajojen fasilitointiin sekä koko ryhmälle luottamuksesta, erinomaisesta yhteistyöstä ja asiantuntijuudesta. Oli ilo vierailla ryhmässänne.           

Kirjoittaja Minna Forsström on viestinnän ja markkinoinnin ammattilainen, jonka intohimona ja innostuksena on myös palvelumuotoilu. Hän on osallistunut usealle palvelumuotoilukurssille ja otti syksyllä osaa Laureassa järjestettäville YAMK-tasoisille kursseille Fasilitointi asiantuntijan työkaluna ja Yhteiskehittäminen palvelumuotoilussa. Kurssien sisällöissä yhdistyi hyvin teoria ja toimeksiannoissa käytännön toteutus, joka tehosti oppimista sekä syvensi palvelumuotoiluajattelun ymmärrystä.

Vieritä ylös